Yönetim Kurulu toplantılarında görüşmeler bir tutanakla tesbit olunur. Tutanaklar Stenografi, stenedaktilo, teyp ve benzeri vasıtalardan biri veya bir kaçı ile tutulur. Gerektiğinde el yazısı ile de tutulabilir. El yazısından başka bir usulle tutulduğu takdirde karar fıkraları ayrıca el ile veya daktilo ile karar defterine yazılır. Deftere yazılan kararlar altı aynı gün ve toplantı yerinde katılanlar tarafından imzalanır.
Başka usulle tutulan tutanaklar yönetim kurulunun müteakip toplantısına kadar ilgililerce deşifre olunarak daktilo edilir.
Bu tutanakların altıda katılanlarca imza edilir.
Teyp bandı yapılacak ilk kongreden sonra yönetim kurulunun kararı ile silinir. Bunun dışındaki usullerle tutulan tutanaklar saklanır.
Deşifre edilen tutanağa itirazı bulunan üyenin itirazı imzası altında kendi el yazısı ile tutanağa geçirilir. Bu teyp bandı müteakip kongre toplantısına kadar saklanır.
Yönetim Kurulunca imzası tamamlanan tutanaklar özel dosyalar içerisin de saklanır.
Yönetim Kurulu toplantılarında düzenlenecek tutanakta oturum numarası, oturum yeri, oturum gün ve saati, tutanak numarası oturuma katılanlar ve katılmayanlar, katılmayanların engelleri olup olmadığı hususları gösterilir, engeli için belge gönderenler hakkında bir karar verilir. Engel belgesi göndermeyenlerin durumu ertesi oturumda incelenir.