Toplantı gündemi başkanlıkça tesbit edilir ve başkanın imzasını taşır.
Servisler tarafından gündeme alınması istenilen herhangi bir konu o servisin bağlı olduğu Başkanlık Divanı üyelerine intikal ettirilir. Divan üyesi gerekli görürse bu konular Başkanın, yokluğunda Başkan Yardımcısının, Sayman veya Genel Sekreterin imzasını taşıyan bir yazı ile Yönetim Kurulunun gündemine alınır. Kurul lüzum görürse servis yetkililerinden açıklama isteyebilir.
Üyelerde herhangi bir konunun gündeme alınmasını teklif edebilirler. Baş kanlıkça yapılacak onaylama sonunda kabul edildiği takdirde teklif gündeme ilave olunur.
Yönetim Kurulu gündemdeki maddelerin yerlerini, görüşme sırasını değiştirmeye yetkilidir. Şu kadarki, gündemde yapılacak bu değişikliklerin o maddenin görüşülmesine geçilmeden yapılması şarttır. Herhangi bir maddenin gerekirse ertelenmesi mümkündür.
Gündemin görüşülmesine geçilince görüşülen her madde hakkında ilgiliden açıklayıcı bilgi alınabilir. Madde ile ilgili bu açıklamalardan sonra söz isteyen üyelere sırası ilen en az bir defa söz verilir. Görüşmeler yeterli bulunduğunda oylamaya geçilir. Oylama işarı oyla yapılır. (Kanunun 170/son maddesi mahfuzdur.) Oylama sonuçları zapta geçirilir ve karar sayısı belirtilir. Muhalif üyenin muhalefeti tutanakta belirtilir ve muhalif üye gerekli görürse aynı gün karar altına muhalefet şerhini yazar veya yazılı olarak vere bilir. Muhalefetin yazılı olarak bildirilmesi halinde evrak kayıt defterine kaydedilerek tarih ve numara alması zorunludur. Kurulun toplantıyı başka bir güne ertelemesi halinde tayin edeceği gün için hazırlanacak gündemin başına o gün bitirilemeyen gündem maddeleri alınır. Yeni konulan maddeler bundan sonraki sıraya girer.
Tutanağın birer örneği gelecek oturuma kadar üyelere verilir.