Noterlik Kanunu Yönetmeliği

Bu Yönetmeliğin amacı, 1512 sayılı Noterlik Kanununun uygulanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemek, noterlik işlemlerinin yapılış şeklini, noterlerin görev ve sorumluluklarını, defter ve kayıtların tutulmasına dair hükümleri belirlemektir.

Bu Yönetmelik, noterlerin göreve başlamaları, noterlik işlemlerinin yapılış usulü, düzenlenen belgelerin şekil şartları, defter ve kayıtların tutulması, noterlik ücret tarifesi ve noterlerin denetimine ilişkin hükümleri kapsar.

Bu Yönetmelik, 1512 sayılı Noterlik Kanununun ilgili maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Bu Yönetmelikte geçen; a) Noter: Hukuki güvenliği sağlamak ve işlemleri belgelendirmek üzere Devlet tarafından yetkilendirilmiş kamu görevlisini, b) Noterlik işlemi: Noter tarafından kanuna uygun olarak düzenlenen belge ve yapılan işlemleri, c) Defter: Noterlik işlemlerinin kaydedildiği resmi defterleri ifade eder.

Noterlik dairesi, Adalet Bakanlığının kararıyla belirlenen yerde açılır. Noter, atama kararının kendisine tebliğinden itibaren en geç bir ay içinde göreve başlamak ve noterlik dairesini faaliyete geçirmek zorundadır. Göreve başlama tarihi, Türkiye Noterler Birliğine ve ilgili Cumhuriyet başsavcılığına bildirilir.

Noter, göreve başlamadan önce noterlik mührünü, imza sirkülerini ve parafını Türkiye Noterler Birliğine gönderir. Göreve başlarken bir tutanak düzenlenir. Tutanakta; göreve başlama tarihi, dairenin fiziki durumu, devralınan defter ve belgeler ile para ve kıymetli evrakın durumu belirtilir.

Noter, işlemleri bizzat yapmakla yükümlüdür. Noter, işlem yapılmasını isteyenlerin kimliğini resmi belge ile tespit eder. İşlemin tarafları, notere bizzat başvurur; ancak kanunda belirtilen hallerde vekil aracılığıyla da başvurulabilir. Noter, işlemi yapmadan önce ilgililerin ehliyetini ve iradelerinin sağlıklı olup olmadığını değerlendirir.

Noter, işlem yapılmasını isteyen kişinin kimliğini; Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, pasaport, sürücü belgesi veya diğer resmi kimlik belgeleri ile tespit eder. Kimlik tespitinde kullanılan belgenin türü ve numarası işlem belgesine yazılır. Fotoğrafın belge üzerinde bulunması zorunludur.

Noterlik işlemleri; düzenleme şeklinde yapılan işlemler, onaylama şeklinde yapılan işlemler ve diğer işlemler olmak üzere üçe ayrılır. Düzenleme şeklinde yapılan işlemler; vekaletname, vasiyetname, gayrimenkul satış vaadi sözleşmesi gibi noter tarafından bizzat kaleme alınan işlemlerdir. Onaylama şeklinde yapılan işlemler; imza onayı, tarih onayı, tercüme onayı gibi işlemlerdir.

Düzenleme şeklinde yapılan işlemlerde noter, tarafların beyanlarını dinler, hukuki sonuçları hakkında bilgi verir ve işlem metnini kendisi kaleme alır. Metin, taraflara okunur veya okuması için verilir. Tarafların metni anladıklarını beyan etmeleri üzerine işlem, taraflar ve noter tarafından imzalanır. İşleme noterlik mührü basılır.

Onaylama işlemlerinde noter, belgenin altındaki imzanın ilgili kişiye ait olduğunu, belgenin belirli bir tarihte düzenlendiğini veya tercümenin aslına uygun olduğunu onaylar. İmza onayında noter, imzanın huzurunda atıldığını veya ikrar edildiğini tespit eder. Onaylama işlemi, noterin imzası ve mührü ile tamamlanır.

Vekaletname, düzenleme şeklinde yapılan noterlik işlemidir. Vekaletnamede; vekil edenin ve vekilin açık kimlik bilgileri, vekalet konusu iş veya işlemlerin kapsamı, varsa özel yetkiler ve süre açıkça belirtilir. Özel yetki gerektiren işlemlerde, yetkinin kapsamı tereddüde yer bırakmayacak şekilde yazılır.

Her noterlik dairesinde; ana defter, vekaletname defteri, protesto defteri, emanet defteri ve genelge defteri olmak üzere en az beş tür defter tutulur. Defterler, Türkiye Noterler Birliği tarafından bastırılır ve her sayfası numaralandırılmış olarak noterlere verilir. Defterlerin sayfaları koparılamaz, karalanamaz ve silinemez.

Ana deftere, yapılan bütün noterlik işlemleri kronolojik sırayla ve yevmiye numarası verilerek kaydedilir. Her işlem için; işlemin tarihi, yevmiye numarası, işlemin türü, tarafların adı soyadı ve alınan ücret yazılır. Kayıtlar mürekkepli kalemle, okunaklı ve silintisiz olarak tutulur.

Vekaletname defterine, düzenlenen ve onaylanan bütün vekaletnameler kaydedilir. Vekaletnamede; vekil edenin ve vekilin kimlik bilgileri, vekaletin konusu, bir suretinin verildiği tarih ve ilgilinin imzası yer alır. Vekalet sureti, deftere yapıştırılır veya elektronik ortamda saklanır.

Noterlik işlemleri, güvenli elektronik imza kullanılmak suretiyle elektronik ortamda da yapılabilir. Türkiye Noterler Birliği, elektronik noterlik işlemlerinin yürütüleceği bilişim sistemini kurar ve işletir. Elektronik ortamda yapılan işlemler, fiziki işlemlerle aynı hukuki sonucu doğurur.

Noterlik işlemlerinden alınacak ücretler, Adalet Bakanlığının onayı ile Türkiye Noterler Birliği tarafından hazırlanan tarifeye göre belirlenir. Ücret tarifesi, her yıl ocak ayında güncellenir ve Resmî Gazete'de yayımlanır. Noter, tarifede belirlenenin altında veya üstünde ücret alamaz.

Noter, taraflar arasında güvence olarak kullanılmak üzere para veya kıymetli evrakı emanet olarak kabul edebilir. Emanet işlemleri emanet defterine kaydedilir. Emanet edilen değerler, noter tarafından banka hesabında muhafaza edilir. Emanet işlemlerinden alınacak ücret, emanet edilen değer üzerinden tarifeye göre hesaplanır.

Noterler, Adalet Bakanlığı müfettişleri ve Türkiye Noterler Birliği denetçileri tarafından yılda en az bir kez denetlenir. Denetimde; defter ve kayıtların düzenliliği, işlemlerin kanuna uygunluğu, ücret tarifesine uyulup uyulmadığı, emanet ve para işlemlerinin doğruluğu incelenir.

Bu Yönetmelik, Resmî Gazete'de yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Bu Yönetmelik hükümlerini Adalet Bakanı yürütür.

Bu servis,

a) Haberleşme ve yazışma işlerini yürütmek,

b) Kanun ve yönetmeliklerle tanzimi diğer servislere verilmemiş liste, beyanname ve bildiriler düzenlemek ve ilgili mercilere zamanın da göndermek,

c) Noterlikte tutulması gerekli defterleri usulüne uygun tutmak, (baş katip, noterin yazılı onayı olmak suretiyle defterlerden bazılarını ilgili servislere de tutturabilir.)

d) Emanetlerin teslim ve muhafazası için gerekli işlemleri yapmak,

e ) Her türlü karton ve dosyaları usulüne uygun olarak tutmak ve günlük işlem kağıtların ciltbentlere yerleştirilmesini temin etmek,

f) Arşiv bölümünü tanzim ve çalışma tarzını tayin, tesbit, yürütme ve denetlemek,

g) Noterlik dairesinin iç hizmetleri, temizlik ve koruma tedbirlerini yerine getirmek,

h) Aylık ve yıllık iş cetvelleri, beyannameler ve her türlü cetvelleri düzenlemek ve bunları ilgili yerlere göndermek ve gecikmeye meydan bırakma dan gerekli ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak,

İşlerini yapmakla görevlidir. Bu işler başkatiplik servisi tarafından yapılacağı gibi başkatibin teklifi, noterin onayı ile diğer servislere de yaptırılabilir.

Kanunlarda genel ve özel olarak noterliklerde yapılması öngörülen tüm noterlik işlemlerini kanun ve yönetmelikte gösterilen şekil ve suretle hazırlamak, bu işlemlerin harç, vergi ve sair ücretlerinin tahakkukunu yapmak ve iş kağıtlarını vezneye gidebilecek şekilde hazırlamak ve işi biten kağıdı vezneye sevk etmekle görevli servistir.

İş yoğunluğuna göre noter servislerde yeteri kadar personel çalıştırır. Ancak, birden çok k çalıştığı serviste noter gerekli görürse bunlardan birisine «servis şefliği» görevini verir.

Şef, servisinin en yakın amiri olup, servisinin işlerini düzenli bir şekilde ve zamanında yapılmasından sorumludur.

Noterlik dairesinin gelir, gider, vergi ve sigorta gibi tüm hesap işleri ile vezne ve kasa işlerini ve noterin vereceği diğer işleri yürüten servis hesap işleri servisidir

Bu servis doğrudan doğruya notere bağlı olup vezne, kasa ve muhasebe bölümleri halinde çalışır. Vezne işlerini yürüten kişiye «veznedar» denir.

Servisler tam olan noterliklerde yevmiye defteri, muvazene defteri, harç, damga vergisi beyannameleri, bordrolar, vergi ve sigorta bildirimleri bu servis tarafından tanzim edilir.

Çalışma tarzı; işlemler servisinden çıkan her işlemin tahakkukunun doğru olup olmadığı başkatip tarafından kontrol edilerek paraf edildikten sonra vezneye gelir. Vergi, harç, resim değerli kağıdın ve diğer ücretlerin noksan siz ve doğru tahakkuk ettiğine kanaat getiren veznedar evvela bu işlemin makbuzunu keser, bedelini tahsil eder. İşlemin sağ üst köşesine yevmiye numarası kor ve kağıdın sağ alt tarafındaki noterlik tasdik mahallini noterlik mühürü ile mühürler. İşin niteliğine göre evrakın üst orta kısmına örnek, tercüme ve sair şerhleri ihtiva eden kaşeyi basar. Yazı ile yazılması gerekli şerhlerin noksanlığı halinde tamamlanmak üzere servisine iade eder. İşleme değerlendirme pulu yapıştırılıyorsa bu pullara tarih damgası basılır. Bundan sonra altı notere, noter yokluğunda imzaya yetkili vekile imzalattırılır. No terlikte kalacak nüsha alıkonularak diğeri ilgiliye verilir.

(Değişik beşinci fıkra:RG-20/12/1995-22499) İşlem kâğıdının noterlikte kalan nüshası yevmiye defterine işlendikten sonra ait olduğu gruba ait cilt veya ciltbentte saklanır. Cilt veya ciltbentlere sığmayacak büyüklükte ya da kalınlıkta olan veya emniyet nedeniyle noter tarafından gerekli görülen işlemler ayrı yerde saklanır. Ancak, işlemin yevmiye numarası, niteliği, ilgilileri ve evrakın nerede saklandığı ayrı bir kâğıda yazılarak, o evraka ait cilt veya ciltbentteki yerine konur. İşlem tescile tabi ise bu arada bu da ikmal edilir ve evrakın üzerine tescil edildiği işareti konulur. Cilt veya ciltbente yerleştirilen evrakın her işi bitmiş olmalıdır.

(Değişik altıncı fıkra:RG-20/12/1995-22499) Defter onaylamalarında onaylanan defterler için, onaylama şerhinde bulunan bilgileri kapsayan bir kâğıt, cilt veya ciltbentteki yerine tek tek veya toplu halde sıra takip etmek üzere konulur.

Tebliği istenen kağıt noterlik dairesi aracılığı ile kanun ve nizamlara uyarak muhatabına ulaştırılması veya muhatabın ıttılaına en emin şekilde arz edilmesi ile görevlidir.

Tebligatın gerektirdiği bütün masraflar peşin veya avans olarak tahsil olunur. Tebliği isteyen tarafından bu suretle gerekli masrafın tamamı ödenmeyen tebligattan sarfınazar olunmuş sayılır.

(Mülga üçüncü fıkra:RG-20/12/1995-22499)

(Mülga dördüncü fıkra:RG-20/12/1995-22499)

Tebliği istenen kağıtların her nüshasına veznece yapılması gerekli işlemleri yapılır ve her nüshaya hangi yolla tebliği talep olunmuş ve noterlikçe uygun görülmüş ise bu hususu belirtir şerh konulur.

Adalet Bakanlığında aşağıda gösterilen defterlerin tutulması zorunludur.

1 - Noterlik belgesine sahip olanlar defteri,

2 - Noterlikler defteri,

3 - Noterler sicil defteri ve sicil cüzdanı,

1512 sayılı Kanunun 6. maddesindeki niteliklere sahip olanlar ile aynı Kanunun 17. maddesi gereğince not staj ini bitirmek suretiyle noterlik belgesi almaya hak kazananların kaydolduğu defterdir.

Bundan başka, 1512 sayılı Kanunun yürürlüğe girmesinden önce noterlik veya noter yardımcılığı ehliyetnamesi aldığı halde tayini yapılmamış olanlar da bu deftere kaydolunur.

Bu defterde, sıra numarası, fotoğraf yeri, belge sahibinin adı soyadı, işi, belge tarihi, adres sütunlan ile belgenin Kanunun hangi maddesine göre verildiği, teklif edilen noterlik, teklifin yapıldığı tarih, teklifin reddedildiği ya da reddedilmiş sayıldığı tarih, kaydının silindiği tarihlerin yazılmasına mahsus düşünceler sütunu bulunur.

Noterlik belgesine sahip olanların

1 - Atandığı noterlikte göreve başlaması,

2 - Noterliğe atanma koşullarını daimi olarak kaybetmesi,

3 - Adalet Bakanlığınca yapılan tekliflerin ikisini reddetmesi veya reddetmiş sayılması,

4 - Başvurması üzerine atandığı noterlik görevine başlamayarak iki defa istifa etmesi veya istifa etmiş sayılması,

5 - Ölmesi,

Hallerinde defterdeki kaydı silinir.

Bu suretle defterdeki kaydı silinmiş olanların başvurmaları üzerine önceden almış oldukları belgeler iptal edilir ve bu husus defterin düşünceler sütununda gösterilir.

Yeniden başvuran, noterliğe atanma şartlarını yitirmediğini belgelendirmesi halinde noterlik belgesine sahip olanlar defterine, ilk defa başvuranlar için uygulanan usul gereğince yeniden kaydedilir ve yeni sıra numarasına göre belge verilir.

Noterlikler defteri, her noterliğin ayrı bir sayfaya kaydedildiği bir defterdir. Bu defterde noterliğin adı, dosya numarası, noterin adı, soyadı, göreve başlama tarihi, ayrılma tarihi, noterliğin sınıfı, iş yeri adresi ve düşünceler sütunları bulunur.

Noterin değişmesi halinde yeni notere ait gerekli bilgiler aynı sayfadaki özel yerlerine işlenir.

Noterler sicil defterinde her noter ayrı bir sayfaya kaydedilir. Bu defter sıra numarası, sicil numarası, noterin adı ve soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, noterliğe başladığı tarih, bulunduğu noterliklerin adları, göreve başlama ve ayrılma tarihleri, ne suretle atandığı, ayrıldığı ve düşünceler sütunlarını kapsar.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte noter olanlara Adalet Bakan lığınca kıdemlerine göre sicil numarası verilir. Daha sonra noterliğe atananlara da işe başlama tarihlerine göre sicil numarası verilir.

Sicil numarası bulunan bir kimse noterlikten ayrılıp, tekrar noterlik görevine atanması halinde eski sicil numarasını alır. Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önce meslekten ayrılmış olup ta, yeniden noterliğe atananlar yeni sicil numarası alırlar.

Noterler sicil cüzdanı her noter için ayrı bir defter halinde tutulur. Bu defterde noterin fotoğraf yeri ile sicil numarası, kimliği, öğrenim ve askerlik durumu, eserleri, bildiği yabancı diller, ne suretle noterliğe atandığı, bulunduğu noterlikler ve bu noterliklere başlama ayrılma tarihleri, no terliğe atanmasından önce bulunduğu görevler, aldığı madalya ve ödüller, sağlık durumu, Adalet Müfettişliğince yapılan teftiş sonuçları, fahri olarak yaptığı görevler ve düşünceler sayfa ve sütunları bulunur.