Noterlik Kanunu Yönetmeliği

Adalet Bakanlığında ayrıca atama, teminat, izin, teftiş, şikayet ve gerekli görülen sair konular için dosyalar tanzim edilebilir.

Türkiye Noterler Birliğinde aşağıda gösterilen defterlerin tutulması zorunludur.

1 - Karar defterleri,

2 - Sicil defterleri,

3 - Vasiyetnamelerin tesciline dair uluslararası sözleşmelere göre tutulacak defterler,

4 - Muhasebe defterleri,

5 - Diğer defterler,

6 - Disiplin Kumlu defterleri,

Türkiye Noterliği Birliğinde ve organlarında tutulacak defterler, düzenlenecek ayrı bir iç yönetmelikle ihtiyaca göre artırılabilir. Defterlerin nitelikleri ve nicelikleri ile muhasebe çalışmaları da bu yönetmelikle belirlenir.

A) Yönetim Kurulu ve Başkanlık Divanı Karar Defteri:

Yönetim Kumlu ile divan müzakere sonuçlarının yazıldığı defterlerdir. Kullanmaya başlamadan evvel notere onaylattırılır. Aynı defter birden fazla yıl için kullanılırsa, ilk yılın kararlarının bittiği sayfanın altına veya onu takip eden ilk sayfaya o yıla ait kullanmanın hangi sayfada bittiği yazılarak kapanır ve altı mühürlenip başkanlıkça imzalanır.

Kararın başlangıç sayfasında aşağıdaki kayıtlar bulunur.

a - Hangi kurula ait olduğu,

b - Tutanak numarası,

c - Tutanak tarihi,

d - Karar numarası,

e - Karar tarihi,

f - Kurulu teşkil eden üyelerin unvanları, ad, soyadı ve asıl görevi,

g - Toplantıda bulunanların adı, soyadı ve kuruldaki görevleri,

h - Toplantıda bulunamayanların adı, soyadı ve kuruldaki görevleri,

t - Gündem maddeleri,

j - Karar fıkraları yazılır.

B) Birlik ve Odalar Memur ve Hizmetlileri Disiplin Mercii Karar Defterleri:

Bu defter el yazısı ile tutulur, tasdiki diğer karar defterleri gibi olur.

Yönetim Kurulu ve Divanca verilen kararların sadece karar fıkrası tarih ve numara sıra altında yazılır ve aslına uygunluğu Başkanlıkça mü hür ve imza ile onaylanır.

Kişiler tarafından verilen disiplin cezaları deftere geçirilerek cezayı veren tarafından imzalanır.

Sicil defterleri,

1 - Noterler sicil defteri,

2 - Türkiye Noterler Birliğinde çalışan memur ve hizmetliler sicil

defteridir.

Bu defterler föy, kalamoza ve karton şekillerinde tutulabilir, yukarıdaki maddede açıklandığı şekilde onaylanır.

Vasiyetnamelerin tescil konusunda bir usul kurulmasına dair Avrupa Sözleşmesi uyarınca tescil gereken vasiyetnamelere iliş kin bilgiler sözleşmede yazılı olduğu şekilde bu defterlere işlenir. Bu defter de 33 üncü maddedeki usule göre onaylanır.

Mevcut muhasebe usullerinden bir veya birkaçına göre aşağıdaki defterler tutulur

a - Yevmiye defteri,}

bu ikisi birlikte de ‘tutulabilir’

b - Defteri kebir, }

e - Kasa defteri,

d - Demirbaş eşya defteri,

e - Diğer yardımcı defterler,

f - Dahili muhabere defteri,

g - Dahili zimmet defteri,

Muhasebe defterleri, özel kanunlardaki usule göre tasdik ettirilir.

Diğer defterler

a - Muhabere defteri,

b- Zimmet defteri,

c- İç yönetmelikte belirtilecek defterler ile gerekli sair yardımcı defterlerdir.

Bu defterlerde 33 üncü maddedeki usule göre onaylattırılır.

Türkiye Noterler Birliği Disiplin Kuruluna, aşağıdaki defterler tutulur.

a - Esas defteri,

b - Talik defteri,

c - Muhabere defteri,

d - Karar defteri,

e - Zimmet defteri,

f- Karar kartonu,

g - Diğer yardımcı defter ve kartonlardan ibarettir.

Bu defterler 33 üncü madde uyarınca onaylanır.

Noter Odalarında aşağıda gösterilen defterlerin tutul ması zorunludur.

1 - Noter odası üye kayıt defteri,

2 - Noter odası karar defteri,

3 - Stajyer defteri,

4 - Noter kâtipleri sicil defteri,

5 - Noterlikler ortak cari hesap defteri,

6 - Diğer defterler.

Noter odasına bağlı noterliklerde görev yapan noterlerin üye olarak kaydedildiği defterdir. Bu defterde her notere bir sayfa ayrılır. Sayfanın sağ başına fotoğraf, altına noterin adı, soyadı, odaya kayıt numarası, noterliğin adı, noterlik doğum tarihi, doğum yeri, noterliğe ilk tayin edildiği tarih ile nakli varsa geldiği veya gittiği noterlik, giriş alda tına ait makbuzun tarih ve numarası ve düşünceler sütunu ile noterin, her türlü tatbike medar olacak imzası ve mühürünü ihtiva etmesi gerekir.

Noter Odası karar defteri bu yönetmeliğin 33 üncü maddesinde yer alan karar defterleri gibi aynı şekilde ve usuller dairesinde tutulur.

Noter odaları, bölgelerindeki stajyerlerin durumunu gösteren bir defter tutarlar. Bu deftere stajyerin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, adresi, bitirdiği okul, staj için müracaat ettiği tarih, kabul tarihi, staj yaptığı noterlik ve aldığı ücret ile stajın sonucu ve stajyer hakkında tanzim edilen rapor özetleri, imza yetkisi verilmişse tarihi ve vekalet ettiği noterlik adı ve süresi kaydolunur.

Her noter odası kendi bölgesindeki noterliklerde çalışan katipler için sicil defteri tutmakla zorunludur. Bu defter, birlik memur ve hizmetlileri için tutulacak defterler gibi tutulur. (Örnek 4)

Her oda, işbu yönetmelik yürürlüğe girdiği tarihten itibaren altı ay içinde bölgesindeki katiplere bir sicil numarası vermek suretiyle bu def tere kaydetmek zorundadır. Sicil numarası verirken katiplerin noterliklerden hizmet süreleri esas alınır.

Bu deftere katibin sicil numarası, adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, çalıştığı noterlik, tahsil durumu, imza yetkisi varsa yetkinin verildiği veya alındığı tarih, aldığı cezaları, naklen geldiği veya gittiği noterlik adı ve unvanındaki değişiklikler kaydolunur.

Noter Odasında tutulan bu defter kayıtları gizli olup ancak oda bunu, istendiğinde Bakanlık yetkilileri, Türkiye Noterler Birliği, Disiplin Kurulu gibi merciler ile o katibi çalıştıran veya çalıştırmak isteyen notere gizli olarak bildirir.

Noter katipliğine veya adaylığına yeni atananlar, tayin tarihini ta kip eden 15 gün içinde bu deftere kaydedilir. Her noter aldığı katip veya adayı bu süre içinde odaya bildirmekle yükümlüdür.

Bu defterden başka odalarda her noter katibi için yönetmeliğin 9 uncu maddesinde aranan belgeleri ve imza yetkisi verildikçe yemin zaptı suretlerini ve ceza verilmişse ilam ve kararları ihtiva eden bir dosya tutulur.

Noterlikler ortak cari hesap defteri, 1512 sayılı Kanunun

109 uncu ve 166/2. maddeleri uyarınca tutulacak defterlerdir.

A - 1512 sayılı Kanunun 109 uncu maddesine göre her bankada açılacak hesap için tutulacak Banka Cari Hesap Defteri,

B - 1512 sayılı Kanunun 166/12. maddesine göre kambiyo senetleri ortak hesabı için yine her bankada açılacak hesaba ait olmak üzere, tutulacak Kambiyo Senetleri Banka Cari Hesap Defteri (Örnek 5)

Bu defterler Yönetmeliğin 12 inci kısmındaki esaslar gözönünde bulundurularak tutulur.

Noter Odalarınca, ayrıca, görevli noterlikler defterleri, oda memurları sicil defteri, muhabere defteri, zimmet defteri, demirbaş eşya defteri, muhasebe yevmiye defteri, sigorta dosyası, gelen giden yazışmalar için kartonlar, her noter için ayrı ayrı yazışma dosyaları usullerine göre tutulur.

Odalarca tutulacak defterler, 33 üncü madde gereğince onaylanır.

Noterliklerde aşağıdaki defterlerin tutulması zorunludur.

1 - Yevmiye defteri,

2 - Emanet defteri,

3 - Tescil defteri,

4 - Muvazene defteri,

5 - (Mülga:RG-20/12/1995-22499)

6 - Teftiş defteri,

7 - Muhabere defteri,

8 - Zirnmet defteri,

9 - Personel sicil defteri,

10 - İzin defteri,

11 - Demirbaş eşya defteri,

Noterliklerde tutulacak defterler kullanılmadan önce bağlı bulundukları hakimliğe tasdik ettirilir.

Yevmiye defteri iki sayfalı bir defterdir. Defterin sol ta rafında; yevmiye sıra numarası işin niteliği, ilgililer, harç, damga vergisi, kontrato resmi ve değerli kağıtlar, sağ sayfada diğer gelirler adı altında: noter ücreti (kanunlarında harç, vergi ve resimden bağışık olduğu yazılı işlemler dahil), düzenleme t yazı (bildirim yazı ücreti dahil), çevirme, karşılaştırma, tescil, emanetlerin saklanması, defter onaylama, yol ödeneği, aracılık ücreti, memur vasıtası ile tebliği ve sair ücretleri ile ücretler yekünu ve genel yekün sütunlarını kapsar.

Yevmiye defterine, gelen iş kağıtları geliş sırasına göre numara alır ve deftere işlenir. Her iş günü bitiminde günlük işlerin kalem kalem yekünleri alınır.

Bir günkü yekünün altına varsa bir evvelki gün veya günler yekünu yazılır. 15 gün toplamı birinci dönem yekünü olmuş olur. Maliyeye verilen beyanname yekünü bu miktarı ihtiva eder.

Ayın 16 ncı günü, ikinci dönemin birinci günü olduğu için yekunti alındıktan sonra evvelki günler yekünü eklemez. 17 net (İkinci dönemin ikinci günü) günün toplamı altına 16 ncı günün toplamı eklenir. Bu su retle ayın son günü ikinci dönemin toplamı bulunmuş olur ki, ikinci dönem beyannameye bu miktarlar işlenir.

İkinci dönem toplamının altına, birinci dönemin toplamı eklenerek birinci ayın yekünü elde edilmiş olur. Bu yekünda aylık cetvelin ve aylık gelirin işlendiği muvazene defterinin esasını teşkil eder. Aylık gelirler bu toplamın rakamlarına göre tespit edilir

Türkiye Noterler Birliğine, Noterlik Kanununun 71. maddesine göre verilecek cetveller bu toplama göre hazırlanır.

Müteakip aylarda yukarıdaki usulle toplama işlemleri yapılır, evvelki genel yekün aylık son yeküna eklenerek sene tamamlanır. Bu suretle retle yıl sonu hesapları da bu yeküna göre yapılmış olur.

Görevli noterliklerde ortak cari hesaba alt işlemler yevmiye defteri sıra numarasına göre yevmiye kırmızı boyalı bir kalemle işlenir. Bu mümkün olmazsa bu sıra numarasının düşünceler hanesine noterlikler ortak cari hesabına ait olduğu işaret veya mühür basılarak belirtilir.

Yevmiye defteri yılın başında bir numaradan başlayarak sene ne kadar, yapılan işlem kadar numara alınır. 15 günlük yekünlara numara yenilenmez, numara birbirini izler.

Noterlik Kanununun 52. maddesine göre tatilde yapılan işler, tatili izleyen ilk iş günün ilk yevmiye numarasına kayıt günü tarihi ile yazılır. Ondan sonra günlük işlere devam olunur.

Noterliklere verilen her türlü emanetlerin kayıt defteridir. Defter karşılıklı iki sayfalı olarak kullanılır.

Sol tarafa, emanet tutanağının tarih ve numarası ile emaneti verenin adı, soyadı, baba adı, doğum tarihi, adresi ve adına yatırılanın adı, soyadı (biliniyorsa) baba adı, doğum tarihi, adresi açık olarak yazılır. Bu sayfaya lehine emanet yatırılan kimseye tutanağın bir örneğinin tebliğ edildiği tarih ve emanetin miktar ve cinsi, varsa özel vasıfları yazılır

Sağ tarafa, emanetin ilgiliye verilmesi işlemi yazılır. Emanetin veri1diğini gösteren tutanağın tarih ve numarası, para ise çekin tarih ve numarası yazılır ve imzası alınır.

Kanunlara göre tescilleri gereken işlemlerin yazıldığı defterlerdir.

Tescil defterine, tescili gerekli işlemler sıra numarası, işlemin tarih ve numarası, ilgililerin adı soyadı, işlemin niteliği yazılmak suretiyle tescil edilir. Tescilde işlem aynen yazılabileceği gibi özet halinde de yazıla bilir. Kanunlarında gösterilen sair şekiller saklıdır.

Noterliklerde tutulacak tescil defterleri şunlardır:

1 - Mülkiyeti muhafaza kaydıyle yapılan satışların tesciline alt def ter,

2 - Kanunların tescilini emrettiği akit ve işlemlerin kadına mahsus tescil defteri.

Ayrıca, noterler dairelerinde yapılan vasiyetname vesair ölüme bağlı tasarruf işlemlerini, vasiyette veya tasarruf ta bulunan ilgilinin soyadına göre tutulacak bir fihrist defterine işlem tarih ve numarasını da belirtmek suretiyle kaydederler.

Noterliklerin aylık gelir ve giderlerinin kaydedildiği defterdir. Karşılıklı iki sayfa olarak kullanılır. Sol sayfasına yevmiye def terinde gösterilen kaynaklarına göre aylık gelirler, sağ sayfasına da aylık

giderler yazılır.

(Mülga:RG-20/12/1995-22499)

Adalet Müfettişlerinin teftişleri sonunda yapacakları tenkit ve tavsiyelerin işlenmesine mahsus defterdir.

Muhabere defteri, noterlik dairesine gelen ve noterlik ten gönderilen yazıların kaydedildiği defterdir. Bir yaprağına gelen, diğer yaprağına giden yazılar kaydedilir. Gelen ve giden yazılar için ayrı ayrı iki defter de tutulabilir. (Örnek 6)

Zimmet defteri, noterlik dairesinden gönderilen evrakın personel aracılığı ile diğer tarafa verilmesi halini tesbit eden defterdir. Bu defter bir tane olabileceği gibi, kambiyo senetleri protesto evrakının teslimi ve sair yazışmalar için ayrı olmak üzere birden fazla da olabilir. (Örnek 7)

Noterlik dairesinde çalışan personele ait bilgilerin kaydedildiği defterdir. Bu defterde her katip ile aday ve hizmetli için karşılıklı iki sayfa ayrılır. Sayfanın sol baş tarafına ilgilinin fotoğrafı yapıştırılır. Defterde adı soyadı, doğum tarihi ve yeri, baba ve anasının adı, öğrenim durumu, sicil numarası, iş yeri numarası, sigorta sicil numarası, işe giriş tarihi, ücreti, ücretindeki değişiklikler işten ayrılma nedeni ve tarihi, geldiği iş yeri ve görevler, bu noterlikte aldığı disiplin cezaları, daha önce aldığı disiplin cezaları sütunları bulunur. (Örnek 4)

İş Kanununa göre ayrıca ücretli izin defteri tutulur.

Özel kanuna göre tutulur. Mesleki faaliyetin ifası için noterin zati eşyası ile noter tarafından daire hizmetine tahsis edilmiş taşınır ve sabit eşya ve malzemenin tümü bu deftere yazılır. Bu eşyalardan amortismana tabi olanlar ayrı bir bölüme, amortismana tabi olmayanlar ise ayrı bir bölüme kaydedilir.

Bu defterin ayrı bir bölümüne noterlikte kullanılan mühür, başlık, kaşe gibi malzemelerin kaydedilmesi zorunludur. Bunların iptali halinde yenileri kaydolunur. İptal olunanların karşısına iptal edildiği yazılar ve iptal olunanlar imha edilmek üzere noter odasına gönderilir.

Noterliklerde gelen giden yazıları saklamak için aşağıda gösterilen dosya ve kartonların da tutulması zorunludur.

1 - Adalet Bakanlığı ve C. Savcılığından gelen yazılar kartonu,

2 -Türkiye Noterler Birliği ile noter odasından gelen yazılar kartonu,

3 - Değişik işlere ait gelen yazılar kartonu,

4 - Adalet Bakanlığı ve C. Savcılığına giden yazılar kartonu,

5 - Türkiye Noterler Birliği ile noter odasına giden yazılar kartonu,

6 - Değişik işlere ait giden yazılar kartonu,

7 - Genelgeler kartonu,

8 - Adalet Bakanlığı ve Türkiye Noterler Birliğine gönderilen cetvel ler kartonu,

9 - Teminat paraları makbuz kartonu,

10 - Noter k ait sözleşmeler dosyası,

11 - Noter personeli siciline ilişkin belgeler dosyası,

12 - Maliyeye yatırılan paralara ait makbuzlar kartonu,

13 - Müşterek hesaplara ait makbuz ve yazılar kartonu,

14 - Tavsiyeler dosyası,

15 - Tercümanlara ait yemin tutanakları kartonu,

16 - Noter ve imzaya yetkili k ait yemin tutanakları kartonu,

(Değişik son fıkra:RG-20/12/1995-22499) Kanunen noterlikte kalacak işlemlerin nüsha ve örnekleri yevmiye sıra numarasına göre kendi gruplarına ait cilt veya ciltbentlerde saklanır. Her ciltbentte en çok ikiyüzelli dil bulunur. Cilt bentte kaç dilin olduğu kullanılmadan önce noter tarafından ciltbentin sonuna yazılarak onaylanır. İşlem kağıdı ile dilin yapıştırıldığı kısımlar noter mührü ile mühürlenir. Yine her cildin kaç sayfadan oluştuğu, noter tarafından cildin sonuna yazılıp onaylanır.

Türkiye Noterler Birliği, organlarında ve noterliklerde kullanılan evrak, defter vesair büro malzemelerinin temini Türkiye No terler Birliği ile organlarına ve noterlere aittir.

Bu ihtiyaçlar piyasadan veya Devlet Malzeme Ofisinden temin edile bilir.

İhtiyaçların Devlet Malzeme Ofisinden temini istendiğinde ofisin mübayaa şartlarına uygun talepte bulunulması zorunludur.

İhtiyaçlar noterin bağlı bulunduğu ofis ünitesinden karşılanır.

Noterlerde kullanılacak evrak ve defterlerde beraberlik sağlamak gerekli görüldüğü taktirde Türkiye Noterler Birliği aracılığı ile temin edile çek evrak ve defterlerin kullanılması zorunludur.

Sabit eşya ve demirbaşlar, demirbaş defterine kaydedilerek numaralanır. Noterler ofisten sağlanan yazı ve hesap makinesi ile sair büro malzemelerini bir liste halinde bağlı bulunduğu odaya derhal bildirmek zorundadır. Bunlar devlet dairelerindeki esaslara göre miadı dolmadıkça elden çıkarılamazlar. Bunun aksine hareket eden disiplin cezası ile cezalandırılır.

Noterliğe alt evrak, belge ve defterler noterlik arşivinde saklanır. Ancak vasiyetname ve emanet gibi özel surette muhafazası gereken belgelerin demir kasa veya çelik dolaplarda saklanması zorunludur.

Noterlik daire ve arşivlerinin yangın, su baskını, çalınma, sabotaj ve sair tehlikelere karşı korunması zorunludur.

Daire ve arşivin korunmasından noter ve başkatiple birlikte sorumludurlar.

(Değişik:RG-20/12/1995-22499)

Noterlikte kullanılan evrak ve belgelerin imhası, Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında 3473 sayılı Kanunun 6 ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 2 nci maddesine dayanılarak hazırlanan Noterlik Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapılır.