(1) Devir ve teslim, örneğine uygun üç örnek devir ve teslim tutanağının düzenlenmesi suretiyle yapılır. Tutanaklar devralan ve devreden tarafından imzalanır. Genel Müdürlük merkez kuruluşunda devir ve teslim memurlar arasında yapılmışsa şube müdürü, şube müdürleri arasında yapılmışsa daire başkanı, daire başkanları arasında yapılmışsa genel müdür yardımcısı, genel müdür yardımcıları arasında yapılmışsa Genel Müdür tarafından onaylanır.
(2) Genel Müdürlük taşra kuruluşunda ise devir ve teslim memurlar arasında yapılmışsa nüfus müdürü, nüfus müdürleri arasında yapılmışsa ilçelerde kaymakam, merkez ilçe nüfus müdürlüklerinde il nüfus ve vatandaşlık müdürü, il nüfus ve vatandaşlık müdürleri arasında yapılmışsa vali yardımcısı tarafından onaylanır.