(1) Özel kütükler; doğum, ölüm, evlenme, boşanma, kayıt düzeltme ve diğer kişisel durum değişikliklerine ait dayanak belgelerinin ayrı ayrı tutulduğu kütüklerdir. Özel kütükler; tescilin gerçekleştiği yer nüfus müdürlüğü, dış temsilcilikler ve tescil yetkisi verilen kurumlar tarafından nüfus olayının tesciline dayanak olan belgelerin tarih ve sayı sırasına göre bir araya getirilip yıllar itibarıyla dosyalanmasından oluşur. Bu kütüklerin bir örneği, nüfus olayını tescil eden nüfus müdürlüğünde, dış temsilciliklerde ve tescil yetkisi verilen kurumlarda, bir örneği de Genel Müdürlükte muhafaza edilir.
(2) Nüfus müdürlükleri, dış temsilcilikler ve tescil yetkisi verilen kurumlarca nüfus olaylarının tescil işlemleri sırasında düzenlenen veri giriş formu, ilgili dayanak belgeleri ve ekleri özel kütüğünde muhafaza edilir.
(3) Nüfus olaylarına ait dayanak belgeleri aile kütüklerine tescil edildikten sonra düzenlenen veri giriş formlarının ıslak veya elektronik ortamda onaylanan bir örneği arşivlenmek üzere Genel Müdürlüğe gönderilecek olan özel kütüğe konulur.
(4) Yıl sonunda arşivlenmek üzere Genel Müdürlüğe gönderilecek olan özel kütüklere nüfus olaylarına ait ekler konulmaz. Özel kütüklerin, dış temsilcilikler tarafından gönderilmesine ilişkin usul ve esaslar Dışişleri Bakanlığının görüşü alınarak Genel Müdürlük tarafından belirlenir.