(1) Elektronik ortamda merkezi veri tabanına bilgi gönderecek veya tescil edecek dış temsilcilikler, yetkili kurumlar ve Bakanlık tarafından yetkilendirilen kuruluşlar, sistemi kullanabilmek için Genel Müdürlük tarafından belirlenmiş kullanıcı adı ve parola gibi güvenlik kodları ile Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı tarafından düzenlenmiş olan ve tescili gerçekleştirecek personele ait nitelikli elektronik sertifika kullanırlar.
(2) Sistemi kullanmak isteyen kurum ve yetkili kuruluşlara ait kimlik doğrulama bilgileri kontrol edildikten sonra şifrelenmiş güvenli veri iletişimi üzerinden hizmet verilir. Dış temsilcilik, kurumlar ve yetkili kuruluşlar güvenli ağ bağlantısını Genel Müdürlük tarafından belirlenen usul ve esaslar doğrultusunda taşra teşkilatlarına ve bu hizmeti kullanacak diğer birimlerine de sağlayabilirler.
(3) Dış temsilcilikler, kurum ve yetkili kuruluşlar elektronik ortamda merkezi veri tabanında yaptıkları işlemlerle ilgili kesintisiz ve sürekli veri girişini sağlamak amacıyla Genel Müdürlük ile birlikte gerekli tedbirleri almakla ve kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, erişilmesini önlemek ve muhafazası için uygun güvenlik tedbirlerini sağlamakla yükümlüdür.