Denetimli Serbestlik Hizmetleri Yönetmeliği

(1) Müdürlüklere gönderilen veya dışarıdan temin edilerek kütüphaneye konulan kitaplar ile diğer dokümanlar elektronik ortama kaydedilir.

(2) Kütüphane kayıt ekranı; sıra numarası, kitabın adı, yazarı, yayınevi, geldiği yer ve basım tarihi sütunlarını içerir.

(1) Bakanlıktan, yargı mercilerinden, diğer kurum veya kuruluşlardan gelen ya da bu kurum veya kuruluşlara gönderilen yazılar ile belgeler elektronik ortama kaydedilir.

(2) Muhabere kayıt ekranında; sıra numarası, evrakın tarih ve numarası, gönderilen veya gönderen daire, geliş ve sevk tarihi, evrakın konusu ve düşünceler ile ilgili bölümler bulunur.

(1) Zimmet defteri; müdürlüklerden diğer kurum ya da kuruluşlara elektronik ortamda gönderilemeyen evrakın kaydedildiği defterdir.

(2) Zimmet defteri; sıra numarası, evrak numarası, gönderildiği daire, alındığı tarih, evrakı alanın adı ve soyadı, evrakı alanın imzası ile düşünceler sütunlarını içerir.

(1) Müdürlüklerde;

a) Müdürlüklerden Bakanlığa gönderilen yıllık iş cetveli örneklerinin konulduğu iş cetvelleri kartonunun,

b) Yıllık olarak düzenlenen çalışma raporlarının konulduğu çalışma raporları kartonunun,

c) Teftiş sonucunda düzenlenen tavsiye raporlarının konulduğu teftiş tavsiye raporları kartonunun,

ç) Müdürlük tarafından diğer kurumlarla yapılan iş birliği protokollerinin konulduğu protokoller kartonunun,

d) Müdürlüğün yetki alanı içindeki resmi ve özel kurum ve kuruluşlarca yürütülen eğitim programlarına, iş ve meslek kursları ile sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif faaliyetlere ilişkin düzenlenen listelerin konulduğu kurumsal eğitimler ve programlar kartonunun,

e) Gözetim altında veya kamu yararına çalışma yaptırımının ya da yükümlülüğünün infazına ilişkin işlerin ve bu işlerin yerine getirilebileceği kurumların listesinin konulduğu hizmetler listesi kartonunun,

f) Koruma kurulu kararlarının tarih sırasıyla konulduğu koruma kurulu karar kartonunun,

g) Koruma kurulu gündemine alınan projelerin düzenli bir şekilde tarih sırasıyla konulduğu koruma kurulu proje kartonunun,

tutulması zorunludur.

(2) UYAP’ta oluşturularak kayıt altına alınan belgeler için ayrıca karton tutulmaz.

(1) Her yılın Ocak ayı içerisinde; kaydedilen karar türlerine göre bir önceki yıl içerisinde gelen, kapatılan ve bir sonraki yıla devreden dosya sayısını gösterir iş cetveli hazırlanır.

(2) Çalışma raporu, bir önceki yıl gelen kararların infazına, yükümlülerin toplum içinde denetim ve takibine ve iyileştirilmesine yönelik çalışmalar ile kurumlar arası iş birliğine ilişkin tespit, değerlendirme ve önerilerden oluşur.

(3) Genel Müdürlüğe sunulacak yıllık faaliyet raporuna esas teşkil etmek üzere, müdürlükler tarafından düzenlenen iş cetveli ile çalışma raporları her yılın Şubat ayının ikinci haftasında Daire Başkanlığına gönderilir.

(1) Müdürlükte her türlü veri, bilgi ve belge akışı ile dokümantasyon işlemleri ve bunlara ilişkin her türlü kayıt, dosyalama, saklama ve arşivleme işlemlerinde UYAP bilişim sisteminin sağladığı imkânlardan, güvenli elektronik imza da kullanılmak suretiyle yararlanılır. Güvenli elektronik imza ile oluşturulan belgeler ayrıca fizikî olarak gönderilmez.

(2) Diğer kişi, kurum veya kuruluşlara verilmek üzere elektronik ortamdan fizikî örnek çıkartılması gereken hâllerde, tutanak veya belge aslının aynı olduğu belirtilerek ad, soyad, unvan ve sicil numarası yazılmak suretiyle görevli personel tarafından imzalanır ve gerekirse mühürlenir.

(3) Müdürlüğe elektronik ortam dışında gelen evrak, taranıp elektronik ortama aktarılarak UYAP bilişim sistemine kaydedilir. Kurum ve kuruluşlardan elektronik ortam dışında gelen evrak ile fiziken muhafazası gereken diğer belgeler ayrıca mahsus kartonlarında muhafaza edilir.

(4) Kişisel verilerin kaydı ve paylaşılmasında bu verilerin yetkisiz kişilerce elde edilmesini veya hukuka aykırı kullanılmasını önlemek için her türlü tedbir alınır.

(1) Elektronik ortamda kayıt için UYAP bilişim sisteminde yer alan şablonlar kullanılır, ayrıca fiziki defter ve basılı evrak kullanılmaz. Müdürlüklerde kullanılacak fiziki defter ve basılı evrakın örnekleri Bakanlıkça tespit edilerek bastırılır ve dağıtılır.

(2) Bu Yönetmelikte belirtilen form, plan, rapor ve gerekli diğer dokümanlar Daire Başkanlığınca oluşturularak denetimli serbestlik müdürlüklerine gönderilir.

Müdürlük bulunmayan yerlerde kurulan büroların çalışma usul ve esasları hakkında bu Yönetmeliğin ilgili hükümleri uygulanır.

(1) 5/3/2013 tarihli ve 28578 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Denetimli Serbestlik Hizmetleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

(2) Mevzuatta, birinci fıkra ile yürürlükten kaldırılan Denetimli Serbestlik Hizmetleri Yönetmeliğine yapılan atıflar bu Yönetmeliğe yapılmış sayılır.

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümlerini Adalet Bakanı yürütür.