(1) Özel hastanelere başvuran hastalara ait veriler elektronik ortamda kaydedilir. Verilerin kaydedilmesi ve arşivlenmesi hususlarında Bakanlığın kayıt tescil sisteminde kayıtlı bir sağlık bilgi yönetim sistemi kullanılması zorunludur.
(2) Özel hastaneler tarafından kayıt altına alınan kişisel sağlık verileri, 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ikincil düzenlemelere ve 3359 sayılı Kanunun ek 19 uncu maddesine uygun bir şekilde Bakanlıkça belirlenen usul ve esaslara göre işlenerek merkezi sağlık veri sistemine aktarılır. Bakanlık tarafından kurulan kayıt ve bildirim sistemine ve Bakanlıkça yapılacak diğer iş ve işlemlere esas olmak üzere, istenilen bilgi ve belgelerin gönderilmesi zorunludur.
(3) Tüm hasta kayıtları, ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde muhafaza edilir. Hasta bilgilerinin gizliliği ilkeleri ihlal edilemez.
(4) 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümlerine uygun elektronik imza ile imzalanmış tıbbi kayıtlar, resmî kayıt olarak kabul edilir ve ilgili mevzuata göre yedekleme ve arşivlemesi yapılır. Hastaların sağlık bilgilerine ait gerekli kayıtların elektronik ortamda saklanmasının, değiştirilmesinin veya silinmesinin önlenmesi ve gizliliğin ihlal edilmemesi için fiziki, manyetik veya elektronik müdahalelere ve olası suistimallere karşı gerekli idari ve teknik tedbirler alınır. Bu konudaki gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınmasından ve periyodik olarak denetlenmesinden mesul müdür sorumludur. Elektronik ortamdaki veriler, güvenli yedekleme sistemiyle düzenli olarak yedeklenir. Dosyada bulundurulması zorunlu formlar ve evrak ayrıca saklanır.
(5) Adli vakalara ve adli raporlara ait kayıtların gizliliği ve güvenliği açısından, vakayı takip eden tabip haricinde vaka hakkında veri girişi veya adli raporu tanzim eden tabibin onayından sonra raporda değişiklik yapılamaması için gerekli tedbirler alınır. Adli vaka kayıtlarına, mesul müdür veya yetkilendirdiği kişiler erişebilir. Adli kayıt veya raporların resmî mercilerden istenmesi halinde, yeni suret alınarak suret olduğu belirtilir ve tasdiklenir. Bu raporlar ile ilgili sorumluluk mesul müdüre aittir.
(6) Özel hastanelerde, tıbbi kayıtların ilgili mevzuatına uygun olarak saklanması amacı ile tasnif ve muhafazaya elverişli ve elektronik imza mevzuatına uygun güvenli bir dijital hasta kayıt arşivi ve/veya fiziki bir tıbbi arşiv kurulması zorunludur. Tıbbi arşivin hastane bünyesinde bulunması zorunlu değildir.
(7) Elektronik imza mevzuatına uygun güvenli dijital hasta kaydına geçilmeyen hastanelerde bilgisayar ortamında kayıt tutulması, yazılı kayıt sisteminin gereklerini ortadan kaldırmaz.
(8) Özel hastane bünyesinde uzaktan sağlık hizmet sunumu kapsamında hizmet sunulması halinde ilgili mevzuat hükümlerine göre kayıt tutulması zorunludur.