Ceza fişleri, kanun yoluna başvurulmaması halinde hüküm ve kararların kesinleştiği, kanun yoluna başvurulması halinde ise, başvurunun üst mahkemece reddi veya hüküm ve kararın onanması üzerine evrakın mahkemeye geldiği tarihte düzenlenir. Temyiz talebinin mahkemece reddi halinde ceza fişi bir haftalık sürenin müracaatsız geçtiği tarihte düzenlenir.
Yukarıdaki usuller çerçevesinde tanzim olunacak örneği bu Yönetmeliğe ekli ceza, yerine getirme ve tâli karar fişlerinin mahsus bölümüne tüm kimlik bilgileriyle birlikte, İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık Genel Müdürlüğünce merkezi nüfus idaresi sistemi projesi çerçevesinde belirlenen Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasının da yazılması zorunludur.
Bir hükümle birden fazla kişiler mahkûm edildiği takdirde her kişi için,
Bir hükümle bir kişi birden fazla suçları nedeniyle mahkûm edildiği takdirde de her suça ait mahkûmiyet için,
ayrı ayrı bildirme fişi düzenlenir.
Şartla ertelenen mahkûmiyetlere ait bildirme fişi, şartın tahakkuk ettiğinin mahkemeye bildirilip mahkemece karar verildiği tarihte, şart tahakkuk etmediği takdirde şart için belirlenen sürenin sona erdiği veya cezanın infazının tamamlandığı tarihte düzenlenir.
Bilgileri eksik veya yanlış olan fişler, eksiklikler giderilip doğru olarak düzenlenmesi için aynen iade edilir. Yeniden doğru olarak düzenlenen bildirme fişleri eskisi ile birlikte adlî sicile gönderilir. Eksik veya yanlış olanlar adlî sicil tarafından imha edilir.
Usulüne uygun düzenlenerek adlî sicile gönderilen fişlerin derhal adlî sicil sistemine girişi ve transferi yapılır.